(link naar onderstaande tekst als PDF)


AVG Privacybeleid persoonsgegevens AW

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt van organisaties om een privacybeleid. De Stichting Bewonersorganisatie Archipel & Willemspark (AW) is een stichting met meer dan 50 vrijwilligers. In dit privacybeleid wordt aangegeven hoe AW omgaat met de gegevens van personen.

1. Persoonsgegevens worden in bestanden bewaard vanwege de adverteerders in de wijkmedia, vanwege de vrijwilligersadministratie, vanwege de nieuwsbrief (o.a. aankondigingen en informatie) vanwege het verzenden van informatie die het vrijwilligerschap betreft en vanwege de administratieve ondersteuning en diensten door derden in persoon. In de registratie worden adverteerders, dienstverleners, bestuursleden en vrijwilligers opgenomen.

2. De persoonsgegevens die betrekking hebben op de financiële administratie worden 7 jaar bewaard. De overige gegevens worden verwijderd in het jaar na het opzeggen van het bestuurslidmaatschap, dienstverlenersschap of vrijwilligersschap, tenzij er inhoudelijke redenen zijn om dat eerder te doen (ter beoordeling van het bestuur van AW), zie ook artikel 6 en 11.

3. Getracht wordt personen niet herkenbaar in beeld te brengen bij het nemen en plaatsen van foto’s van andere personen. Personen die poseren voor een foto zullen zoveel mogelijk worden gevraagd of zij bezwaar maken tegen openbaarmaking. Foto’s van bijeenkomsten die op de website worden geplaatst worden onmiddellijk verwijderd indien een persoon die op die foto staat aangeeft daartegen bezwaar te hebben. Voor het moment van plaatsing wordt overigens aan de herkenbare personen gevraagd of men bezwaar heeft tegen het plaatsen van foto’s op of in de wijkmedia.

4. Deelname aan één of meer wijkberaden en andere openbare bijeenkomsten en het stellen van vragen zal toestemming met zich meebrengen voor vermelding in openbare notulen indien vooraf door de betrokkene niet wordt aangegeven dat daartegen bezwaar bestaat. De deelname doch ook het voeren van het woord impliceert voor zover nodig of dienstig zowel erkenning van het gerechtvaardigde belang van AW voor (de toekomst van) de wijken Archipelbuurt en Willemspark, de noodzaak voor het vervullen van taken van dit algemene belang en de uitoefening van het openbare gezag. Indien het deelnemen of stellen van vragen op enig moment als een bijzonder persoonsgegeven kan kwalificeren zal expliciet vooraf daarvan melding worden gemaakt. Betrokkenen bij politieke partijen, die als zodanig bij die wijkberaden of andere bijeenkomsten aanwezig zijn en het woord voeren, geven daarmee consent tot openbaarmaking van (o.m.) het lidmaatschap tenzij zij vooraf expliciet aangeven daar geen prijs op te stellen.

5. Nieuwe adverteerders, dienstverleners, bestuursleden en vrijwilligers worden expliciet gevraagd akkoord te gaan met het privacybeleid van AW door toezending van dit document.

6. De adverteerders, dienstverleners, bestuursleden en vrijwilligers kunnen altijd aangeven hun persoonsgegevens niet meer beschikbaar te stellen voor de wijk-media. Het verwijderen uit de administratie kan alleen na een schriftelijk verzoek daartoe waarin men het bestuurslidmaatschap, dienstverlenersschap of de vrijwilligersovereenkomst opzegt.

7. Hoewel AW primair verantwoordelijk is zullen binnen de organisatie de bestuursleden en de administratieve ondersteuning zo goed mogelijk toezien op de bescherming van persoonsgegevens.

8. In de administratie zijn de volgende persoonsgegevens opgenomen :
a. Datum van inschrijving als vrijwilliger of bestuurslid
b. Aanmelding en verzoek tot opzegging vrijwilliger, bestuurslid per datum
c. Naam en voornaam
d. Adres, postcode, Woonplaats
e. Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
f. e-mailadres
g. Bankrekeningnummer adverteerder, bestuursleden, of vrijwilliger
h. Lid van het bestuur
i. Geboortedatum lid van het bestuur
j. Kopie ID van lid van het bestuur
k. Vrijwilliger
l. Betalingen van vergoedingen aan bestuursleden of vrijwilligers
m. Correspondentie met en de facturen en betalingen aan dienstverleners
n. Dienstverlenersovereenkomst
o. Lidmaatschap van een werkgroep van BAW
p. In sommige gevallen, ter beoordeling van het bestuur, kan voor bestuursleden een VOG worden gevraagd en geregistreerd

9. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard (godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken).

10. De adverteerders, dienstverleners, bestuursleden en vrijwilligers worden via de nieuwsbrief en door de plaatsing op de website en/of op of in andere wijkmedia geïnformeerd over het privacybeleid.

11. Adverteerders, dienstverleners, bestuursleden en vrijwilligers kunnen hun eigen persoonsgegevens inzien of vragen om een kopie via een schriftelijk verzoek aan het bestuur. Op dat verzoek wordt in principe binnen 2 weken gereageerd met een afspraak tot inzage of beschikbaarstelling van een kopie. Betrokkenen hebben het recht om hun gegevens te doen corrigeren of verwijderen. De correctie of verwijdering zal worden uitgevoerd binnen 14 dagen na het schriftelijk verzoek daartoe van betrokkene.

12. De persoonsgegevens worden bewaard in standalone computers, zowel bij bestuursleden thuis als in het kantooradres van AW en bij de serviceprovider. Onder meer door openbaarmaking van dit privacybeleid worden alle vrijwilligers expliciet opgeroepen hun persoonlijke computers te schonen van persoonsgegevens verband houdende met AW en alle computers en andere middelen (zoals smartphones en Ipads) te allen tijde te voorzien van voldoende bescherming tegen inzicht door derden.

13. Er wordt geregeld een back-up van de gegevensbestanden gemaakt en bewaard in de zelfde locatie van AW.

14. De organisatie van AW zorgt voor voldoende bescherming op de gebruikte computers tegen het onbevoegd inzien van de gegevens.

15. In de organisatie van AW hebben met name de administratieve ondersteuning, de secretaris en penningmeester toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens. De kascontrolecommissie heeft toegang tot de financiële gegevens van de vereniging.

16. Er is geen aparte functionaris voor de gegevensbescherming in de organisatie.

17. Met de administratieve ondersteuning zijn afspraken gemaakt over de opslag en verwerking van persoonsgegevens.

18. Aan derden worden de persoonsgegevens niet beschikbaar gesteld.

19. De Stichting Bewonersorganisatie Archipel & Willemspark (AW) stelt zich tot taak de persoonsgegevens juist, up to date en nauwkeurig bij te houden en te beschermen tegen inbreuken en misbruik. Datalekken, die schade veroorzaken voor een persoon, worden onmiddellijk aan de Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30 te 2594 AV Den Haag gemeld.

20. Heeft u vragen over het Privacybeleid dan kunt u altijd in contact treden met het bestuur via het kantoor van AW op 070-4049580 op dinsdag en vrijdag tussen 09.00 en 13.00 uur of per e-mail op secretariaat@archipelwillemspark.nl

 

Vastgesteld
Den Haag
24 mei 2018

Bestuur AW